Закупка. Поставка. Продажа. Договоры. Контракты

Коммерческая деятельность начинается с закупки товаров с расчетом их последующей перепродажи.

В качестве поставщиков товаров для вашего предприятия выступают их производители, посредники, оптовые ярмарки и рынки, товарные биржи, аукционы – как российские, так и зарубежные.

Закупки товаров осуществляют торговые предприятия – юридические лица либо индивидуальные предприниматели – физические лица в процессе осуществления оптового или мелкооптового тов арооборота.

При планировании и проведении закупок товаров необходимо:

учитывать потребительский спрос на закупаемые товары;
учитывать предложение производителей и продавцов этих товаров;
ориентироваться на цену товара, соответствующую рыночной конъюнктуре;
воздействовать на производителей и оптовых продавцов товара в направлении лучшего учета ими покупательского спроса;
учитывать интересы торгового предприятия-поставщика по организации прибыльной торговли;
учитывать необходимость формирования торгового ассортимента товаров;
действовать в соответствии с разработанной стратегией коммерции.

Исходя из перечисленных требований, закупочную деятельность следует проводить с соблюдением следующих обязательных условий:

конкуренции поставщиков;
свободы выбора поставщика;
свободы выбора цены;
равноправия партнеров по сделке купли-продажи независимо от форм собственности, государственной принадлежности, формы предприятий;
материальной и моральной (этической) ответственности партнеров по сделке друг перед другом;
самостоятельности коммерческого работника, осуществляющего закупку товара.

При осуществлении закупок приоритет должен отдаваться производителям товаров, крупным оптовым поставщикам, а также дистрибьюторам солидных иностранных фирм. У мелких поставщиков закупки целесообразно производить небольшими пробными партиями преимущественно новых товаров, обеспечивая тем самым формирование и поддержание широкого ассортимента.

Закупка товаров предполагает следующую коммерческую работу:

исследование и прогнозирование покупательского спроса;
поиск и изучение основных поставщиков и определение связанного с ними предложения товаров;
налаживание по возможности постоянных связей с поставщиками;
оформление заявок и заказов поставщикам;
подготовку и заключение договоров поставки товаров;
собственно закупку товаров у производителей, посредников, оптовых продавцов и других возможных поставщиков;
контроль, учет и анализ закупочной деятельности.

Кратко рассмотрим содержание перечисленных этапов коммерческой работы по закупке товаров.

Исследование и прогнозирование покупательского спроса – поле деятельности маркетинга. Этой работой занимаются соответствующие специалисты – маркетологи. Задача коммерсанта – всемерно им содействовать. Для этого необходимо вести постоянный учет движения и продажи товаров, систематизировать заявки и заказы торговых предприятий, анализировать причины неудовлетворенного спроса, работать с покупателями.

Поиск и изучение поставщиков и определение их предложений достигается путем постоянного мониторинга (наблюдения) производителей товаров, настойчивой работы с ними, создания у них заинтересованности в работе с предприятием, осуществляющим закупки. При этом необходимо систематически посещать оптовые ярмарки и рынки, товарные биржи, торги и аукционы, изучать рекламные объявления в средствах массовой информации, следить за специальной прессой, биржевыми каталогами и прейскурантами. Налаживание тесных связей с поставщиками предусматривает формирование долгосрочных договорных обязательств, прямые контакты, стабильное осуществление закупок без посредников. Подача предприятиями торговли предварительных заявок и заказов поставщикам товаров является одной из привычных форм стабилизации закупочной деятельности, способствующей усилению предсказуемости спроса и предложения товаров, а значит, и повышению эффективности коммерческой работы.

Заявка – это документ торгового предприятия, направляемый поставщику и содержащий сведения о потребности предприятия в конкретных товарах на определенный период. Строго говоря, заявка ни к чему не обязывает ни предприятие торговли, ни поставщика. Конечно, при этом не исключаются моральные, этические обязательства, играющие в коммерции не последнюю роль.

Заказ, в отличие от заявки, – это официальное требование торгового предприятия, направленное поставщику и содержащее перечень товаров, которое предприятие собирается приобрести за определенный период. Однако заказ – это еще не договор поставки. Правильнее рассматривать его как преддоговорный документ. Как только заказ принимается поставщиком к исполнению, он обретает права договора поставки со всеми вытекающими отсюда последствиями.

Заявки и особенно заказы представляются в письменном виде и подлежат учету. В отдельных случаях возможна продажа товаров по телефонным и телеграфным (факсовым) заявкам; в основном это касается товаров простого ассортимента.

Подготовка и заключение договоров поставки товаров рассмотрены в соответствующих разделах данной книги.

Контроль, учет и анализ закупочной деятельности должен осуществляться оперативно. Цель этой работы:

наблюдение за ходом выполнения сторонами условий договоров закупки товаров по срокам;
проверка количества и ассортимента поставляемых товаров;
проверка качества поставляемых товаров, особенно после дальних перевозок;
сбор материалов для предъявления претензий поставщику по срокам поставки, количеству, качеству и ассортименту поставляемого товара;
выработка обоснованных рекомендаций для корректировки коммерческой работы по опыту неудачных поставок.

Во всех случаях контроль, учет и анализ закупочной деятельности должны производиться лишь в том объеме, который способствует повышению эффективности коммерческой деятельности, росту прибыли. Чрезмерный контроль не менее вреден, чем недостаточный.

Закупкой товаров занимаются товароведы-оперативники, каждый по закрепленной за ним группе товаров. В этой работе также участвуют, внося свои пожелания и предложения, товароведы по качеству и персонал торгового зала, где продается данный товар. Контролирует закупочную деятельность директор по торговле и начальник соответствующего торгового комплекса.

При закупке товаров заключается договор поставки, купли-продажи или комиссии. Договор должен соответствовать действующему в нашей стране законодательству и считается заключенным, если между сторонами достигнуто соглашение по всем его существенным позициям. Договор подписывается, как правило, первыми лицами предприятий-участников или их правомочными заместителями.

В договоре поставки поставщик, ведущий предпринимательскую деятельность, обязуется в установленный срок передать производимые или закупаемые им товары покупателю для их продажи или иного использования в предпринимательской деятельности.

В договоре поставки должны быть отражены следующие вопросы:

сроки поставки товаров;
порядок поставки;
организация доставки;
восполнение недопоставки;
принятие товара покупателем;
ответственное хранение товара, не принятого покупателем;
тара и упаковка;
порядок расчетов;
урегулирование претензии при поставке товаров ненадлежащего качества и некомплектных товаров;
неустойка при просрочке поставки или недопоставке;
порядок одностороннего отказа от исполнения договора поставки и исчисления полученных при этом убытков;
порядок разрешения споров.

При заключении договора поставки на длительный период, когда невозможно установить точное количество и цену товара, обязательным является указание общей предполагаемой суммы договора с приложением соответствующей спецификации. В процессе реализации договора эта спецификация должна согласовываться и подписываться сторонами.

Договор купли-продажи в коммерческой практике обычно называют контрактом. В контракте должны содержаться следующие данные:

наименование товара (оно составляет предмет договора купли-продажи);
количество товара (оно составляет размер поставки);
качество товара (должны быть предусмотрены способы его определения);
цена товара (должна быть показана как цена единицы товара, так и его общая стоимость);
условия платежа (это так называемый базис поставки, о котором будет рассказано ниже);
общая сумма контракта;
условия платежа (указывается форма оплаты и требуемые для этого документы);
срок поставки;
упаковка и маркировка;
приемка-сдача товара (описывается процедура приемки (сдачи) товара);
гарантии поставки и санкции (наказания) в случае нарушения ее условий;
рекламации (устанавливается порядок предъявления претензий по поставке);
порядок разрешения споров (арбитраж);
форс-мажор (устанавливается порядок действий сторон в случае чрезвычайных обстоятельств: пожара, стихийных бедствий – земле трясения, наводнения, извержения вулканов и т.п., войн и военных действий, блокады и др.);
условия транспортировки товара;
адреса сторон;
подписи сторон.

Изучая договор купли-продажи (контракт), коммерсант должен обратить особое внимание на так называемые базисные условия поставки. Эти условия определяют обязанности продавца и покупателя по доставке товаров и, что весьма важно, устанавливают момент перехода риска случайной гибели или повреждения товара от продавца к покупателю.

Базисные условия устанавливают, кто несет расходы, связанные с транспортировкой, которые в отдельных случаях могут достигать 40–50 % стоимости товара. Эти расходы включают затраты на подготовку товара к отгрузке, оплату погрузки на транспортное средство, перевозки, страхования и хранения товара в пути. Предусматривается также оплата таможенных пошлин, налогов и сборов в случае необходимости пересечения государственной границы.

Подготавливая контракт в качестве продавца, предприниматель должен взять на себя и отразить в этом документе ряд обязательств:

поставить товар в строгом соответствии со всеми условиями контракта;
своевременно уведомить покупателя о готовности товара к отгрузке;
за свой счет оплатить расходы по проверке товара должностными лицами;
за свой счет оплатить упаковку товара, а также таможенные пошлины и налоги;
предоставить покупателю так называемый чистый документ, удостоверяющий поставку товара на согласованных условиях («чистый» значит без оговорок относительно дефектов тары и упаковки);
получить и оплатить экспортную лицензию;
нести все риски и расходы до момента передачи товара покупателю в месте и в срок, установленные контрактом.

Подготавливая контракт в качестве покупателя, предприниматель должен взять на себя и отразить в этом документе следующие обязательства:

принять товар в месте и в срок, установленные контрактом;
нести все риски и расходы по перевозке товара;
оплатить все сборы и расходы, возникающие при получении документов в процессе движения товара;
обеспечить получение документов, необходимых для перемещения товара за границу.

При заключении договора комиссии продающая сторона выступает в качестве комитента, а покупающая – в качестве комиссионера. Комиссионер обязуется по поручению комитента за определенное договором вознаграждение совершить одну или несколько сделок купли-продажи от своего имени, но за счет комитента. Принятое поручение комиссионер должен выполнить на наиболее выгодных для комитента условиях в соответствии с его указаниями. В случае если комиссионер совершил сделку на более выгодных условиях, чем указал комитент, дополнительная выгода делится между комиссионером и комитентом поровну (если иное не предусмотрено договором комиссии).

Заключенные договоры подлежат обязательной регистрации и учету. Договоры и все другие связанные с закупкой товаров документы должны храниться не менее трех лет после окончания их действия.

Эффективность вашей предпринимательской деятельности во многом определяется правильностью выбора товарного ассортимента и товарной номенклатуры.